「同じ仕事量を抱えているはずなのに、あの人はいつもスケジュール通りにタスクを片付けてしまう…」
そんな タスク管理が上手なように見える人、あなたの周りにもいませんか？
一方で自分は Todo リストを作っても未消化のまま山積み、気づけば期限ギリギリで冷や汗…なんてこと、あるあるですよね。
タスク管理に課題を感じている方や、Todoist や Google タスク、Notion などの タスク管理アプリ を使ってはいるものの「使いこなせていないかも」と感じている方に向けて、この記事では “タスク管理がうまい人” に共通するポイント を分かりやすく紹介します。
日々の 生産性 や 仕事効率 を根本から改善するヒントになれば幸いです。
1. タスクを書き出して「見える化」している
結論：脳のメモリを空ける。
タスク管理が上手な人は、まず 自分のやるべきことをすべて書き出してリスト化 しています。
頭の中だけで覚えておくのではなく、紙のメモやアプリを使ってタスクを 目に見える形 にするのがポイントです。
やることをばーっと一覧できる状態にすると、「今なにをすべきか」「次に控えているのは何か」がひと目で分かることから、
抜け漏れの防止にもつながり、タスクを書き出していないか、どんなタスクが残っているのかを思い出すために頭を悩ませる必要がなくなるため、心理的な負担も減るんですよね。
実際、心理学では未完了の作業や、途中で手を止めてしまったタスクばかりが気になって集中できなくなる現象（ツァイガルニク効果）がありますが、タスクを書き出す ことで脳が「計画を立てた」と認識し、一時的に安心できるとも言われています。
ちなみに、後述するタスクの計画など「具体的な行動を始めるタイミングや方法を『いつ・どこで・どのようにやるか』と書いておくだけで、
『ただ目標を決めるだけ』よりも、成功する確率が平均で20％以上高くなったという研究結果が出ています。
タスク計画を詳しく書くだけで成功確率が上がるなら、こんなに嬉しいことはないですね。
(94件の実験結果をメタ分析した結果、実行計画（implementation intention）が目標達成に対して、中程度から大きめの効果量（d = .65）を示した)
✅ 今日からできるミニアクション
- 寝る前 5 分 で「明日やりたいこと」を 3 つだけメモ帳に書く
- 朝起きたらメモを見返し、完了できたら ✅ を付ける
2. タスクを具体的な行動に落とし込んでいる
タスク管理が上手い人は、書き出したタスクの内容を 具体化 する習慣があります。
抽象的なものではなく、「何をすれば完了か」が一目で分かるレベル までタスクをかみ砕いているのがポイントです。でも、これが頭を使うので難しいんですよね。
例えば、「ブログ記事を書く」→「構成を作る」「下書きを○字書く」「画像を3枚選ぶ」のように、小さなステップに分解すれば、今すぐ取るべき行動が明確になります。
こうして 細分化・明確化 しておくことで、「どれから手を付ければ…」と迷うムダな時間が減り、行動開始のハードルが下がります。
さらに 「動詞 + オブジェクト + 所要時間」 を含めると再開もスムーズになるのでおすすめです。
- ✗ 悪い例：「書類準備」
- ✓ 良い例：「15 分 で 見積書テンプレートをコピー して A 社用に日付更新」
Before / After 早見表
| 業種 | Before（抽象） | After（具体） |
|---|---|---|
| 営業 | 案件フォロー | 田中さんへ見積 PDF を Slack で送付（5 分） |
| 学生 | レポート作成 | 序論 300 字を書く（20 分） |
| エンジニア | API ドキュメントを書く | /users エンドポイント図を FigJam に貼る（10 分） |
✅ 今日からできるミニアクション
- タスク名の先頭に 必ず動詞を書く（例：確認・送付・連絡）
- 30 分超えそうなら タイマーをセット → 半分で切って残タスクへ分割
3. タスクの優先順位を決めるのが上手
タスク管理が上手い人は、重要度や緊急度でタスクの優先順位を付ける のが得意です。
ただ闇雲にタスクをこなすのではなく、「今やるべきこと」「後回しでいいこと」を見極めて着手します。
こうした優先度付けによって、限られた時間でも本当に重要な仕事に集中でき、成果も上がります。
有名なのは「緊急度×重要度マトリクス」（アイゼンハワーマトリクス）です。タスクを 4つのマス（象限）に分けて分類し、「重要かつ緊急」に該当するタスクから処理します。
上手な人はこのようなフレームワークを活用し、常に優先度の高いタスクから着手 します。
緊急度と重要度を誤る典型例
- 他人からチャットで飛んできた依頼＝緊急と勘違い
- 締切 2 週間先の設計レビュー＝重要なのに後回し
罠タスク対処 3 ステップ
- 締切をカレンダーへ入力
- 影響人数・売上など インパクト を 1〜5 で採点
- 得点が低いものは 「委任 or 削除」 をブロックごとに検討
✅ 今日からできるミニアクション
- 「重要だけど緊急でないタスク」 を 1 つだけ選び、都合のいい時間へカレンダー予約
🗂 関連記事
「決断疲れ」を防ぐタスクの優先度設定方法まとめ──タスクリストを見ながら迷うのはもうやめよう
4. タスクにかかる時間を把握し計画を立てている
タスク管理が上手な人は、「この仕事にどれくらい時間がかかるか」を予測して タスクの所要時間を見積もる のが得意です。
たとえば、過去に何度かやったことがあるタスクなら、「いつもならだいたい1時間で終わるな」という感覚を持っています。これを活かしてスケジュールを立てると、無理のない現実的な予定が組めます。この「現実的な計画作り」が、予定の破綻を防ぐのに効果的なんですよね。
ここで大事なのは、私たちは無意識に「自分の能力を過大評価してしまう傾向がある」ということ。これを プランニング・ファラシー（計画錯誤） といいます。
プランニング・ファラシーとは、1979年に行動経済学者のDaniel KahnemanとAmos Tverskyが提唱した認知バイアスです。
人は計画を立てる際、「自分は問題なく計画通りに進められる」と楽観的に考えてしまいがちです。その結果、多くの人が予定よりも大幅に時間を超過してしまいます。
例えば、心理学者のBuehlerらが2003年に行った研究では、大学生に「卒業論文を何日間で書けるか」を予測させました。「最も楽観的な場合」では平均約34日、「最も悲観的な場合」でも平均約49日と予測されましたが、実際にかかった平均日数は約56日であり、学生が考えた最悪のシナリオをも超えてしまったのです。
Buehler, R., Griffin, D., & Peetz, P. (2003). The planning fallacy — Psychological Science,
つまり、「1時間あれば十分だろう」と思ったタスクでも、実際には1時間20分くらいかかってしまうケースが多いのです。平均すると、人は約31％ほど楽観的に見積もりすぎてしまうことがわかっています。
タスク管理のプロは、この「甘めの見積もり」を避けるために、以下の簡単な計算式を使います。
📌 見積もり時間の具体例
タスク管理のプロは、 見積もり時間 ＝ 過去の実績時間 × 1.3（30％の余裕を追加） という計算式を使います。
例えば…
-
メール返信
- 実績：15分
- 見積もり時間：15分 × 1.3 ＝ 約20分
-
レポート作成
- 実績：45分
- 見積もり時間：45分 × 1.3 ＝ 約60分
-
プレゼン資料の修正
- 実績：60分
- 見積もり時間：60分 × 1.3 ＝ 約80分（1時間20分）
このようにすると、予想外のトラブルや休憩を考慮した「余裕あるスケジュール」が組めるようになります。
これにより、「ちょっと余裕を持たせる」ことができます。
✅ 今日からできるミニアクション
- 午後のタスク 1 個にタイマーを付けて計測
- 終了後「実績 45 分」→ 次回見積もりは 60 分 で記入
5. スケジュールに余裕を持たせ、イレギュラーにも柔軟に対応
余裕を持った計画を立てる のもタスク管理上手な人の特徴です。
すべてのタスクが予定通りに進むわけではない、と理解しているので、余白時間 を確保し、不測の事態にも慌てず対応できます。
- 余裕を持たせる推奨値：総稼働時間の 15 %（8時間労働なら約1時間くらい）
- リスケの鉄則：「入れる前に抜く」— 新タスクをブロックへ置くなら別タスクを翌日へ移動
シナリオ例
- 11:00 社内レビューが 30 分延長 → 14:30 ブログ執筆ブロックを翌朝へ移動
- 火曜に新規商談が入る → 水曜の「資料整理」ブロックを木曜か金曜へ延期
✅ 今日からできるミニアクション
- Google カレンダーで 13:00-13:15 を “緊急対応”や “たまった雑務処理時間” として終日繰り返し設定
6. 自己管理が上手で集中力を維持している
タスク管理の達人は、自分自身のコンディション管理 もうまいです。
無理なスケジュールは詰め込まず、適度な休憩や睡眠、健康にも配慮 します。集中力が落ちると優先判断もミスしやすくなり、生産性も下がるためです。
世界中の調査で、良質な睡眠を取ることで生産性が60%も向上するという結果 がでています。
また ポモドーロ・テクニック（25 分作業 + 5 分休憩）や 52-17 法則（52 分作業 + 17 分休憩）など、リズムを決めて集中することで脳のブドウ糖（グルコース）消費を平準化できるそうです。
✅ 今日からできるミニアクション
- 今夜の就寝アラームをいつもより15分早めに設定して早寝を意識
7. タスク管理ツールを賢く活用している
現代は便利な デジタルツール が多数ありますが、タスク管理がうまい人は自分に合ったアプリを見つけて使いこなしています。
Todo リストアプリなら 締切設定やリマインダー通知 ができるので、重要タスクを忘れずに遂行しやすいです。
| ツール | 代表機能 | カレンダー連携 |
|---|---|---|
| Todoist | 自然言語入力 / セクション | ○ |
| Google タスク | Gmail 連携 / サブタスク | △ |
| Notion AI | データベース / AI テンプレ | △ |
| [Yattask](https://yattask.app/) | カレンダー表示 / モバイルアプリ | ○ |
さらに、無料で使える国産サービス として開発しているのが Yattask（ヤッタスク） です。Todoist の主機能をほぼカバーしつつ 月額は半額以下 に抑え、モバイルアプリ動作 & Googleカレンダー連携も無料で利用できます。
ツールは「継続して使うこと」で初めて価値が出ます。ぜひ自分に合ったものを選び、フル活用してみてください。
おわりに
タスク管理がうまい人に共通する 7 つの特徴や習慣を紹介しました。
どれも今日から始められる シンプルなコツ ばかりです。まずは「タスクを書き出す」「終業前に 5 分だけ翌日のタスクを整理する」など、小さな一歩から試してみてください。
効率的なタスク管理で、本来の力を発揮できる時間 を増やしましょう！
もしツール選びに迷ったら、Todoist と同等機能を低コストで使える『**[Yattask](https://yattask.app/)**』もぜひチェックしてみてください。
参考文献・参考記事（日本語・英語混合／合計80本超）
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日本語記事・書籍・公式ガイド
- Slack日本語公式ブログ：タスク管理が上手い人とは？その特徴や方法を解説（2022年）
- Suitupコラム：タスク管理が上手い人の特徴は？すぐに真似できるコツを紹介！（2024年）
- マネーフォワード：タスク管理が上手い人とは？やり方や上手くできない時の改善策を解説（2024年）
- シヤチハタDXコラム：タスク管理が上手い人の特徴とは（2024年）
- HR大学：タスク管理とは？意味や上手な人の特徴とやり方について解説（2024年）
- i3Links：タスク管理が上手い人の特徴とは？上手くなるポイントを解説（2024年）
- マルマン読む文具：「タスク管理がうまい人」の共通点とは？ノートを使って生産性を上げよう（2024年）
- [Yattask公式サイト：しごとも生活もシンプルに整理 – Yattask（2025年）](https://www.yattask.app/)
- リクナビNEXTジャーナル：生産性を高くするタスク管理とは？ライフハッカーが指南（2023年）
- d-i ライフハック記事：最強タスク管理で最強の自分になるための5つの習慣！
- 情報のカタチ：タスク管理で驚くほど時間短縮！効率的なライフハック5選（2024年）
- CrewWorksコラム：タスク管理能力を徹底解説！必要なスキル・能力を高める方法も（2025年）
- Lifehacker日本版：「誰かが考えたタスク管理術」がうまくいかない理由（2023年）
- Stock-App：上手い人もやっているタスク管理のコツは？管理術や効率化ツールの紹介
- ONESブログ：タスク管理の極意：効率的な仕事術を身につけよう！
- Qast：仕事のタスク（ToDo）管理のコツ8選！おすすめの管理ツールも紹介
- PFU デジUP!：タスク管理が上手い人の頭の中｜優先タスクに集中するコツ（2024年）
- Lychee Redmine：効率的なタスク管理のコツ8選！優れたタスク管理者の習慣と心構え
- 書籍『7つの習慣』スティーブン・R・コヴィー（キングベアー出版, 2013, ISBN 978-4863940240）
- 書籍『実践版 GTD ストレスフリーの整理術』デビッド・アレン（二見書房, 2015, ISBN 978-4576150844）
- 書籍『仕事が速い人の手帳・メモ・ノート術』日本実業出版社（2022, ISBN 978-4534057352）
- Google タスク ヘルプ
- Todoist 日本語ヘルプセンター
- Notion 日本語ガイド
- Microsoft To Do ヘルプ
- Evernote ヘルプ
- Trello 使い方ガイド（日本語）
- 書籍『イシューからはじめよ』安宅和人（日経 BP, 2010, ISBN 978-4822248397）
- 書籍『エッセンシャル思考 最少の時間で成果を最大にする』グレッグ・マキューン（かんき出版, 2014, ISBN 978-4761270420）
- 書籍『アウトプット大全』樺沢紫苑（サンクチュアリ出版, 2018, ISBN 978-4801400559）
英語記事・書籍・フレームワーク・公式ガイド
- Getting Things Done (GTD) – David Allen
- The 7 Habits of Highly Effective People – Stephen Covey
- 15 Tips to Make an Effective To-Do List – Asana Blog (2025)
- The Beginner’s Guide to Task Management – Full Focus (Michael Hyatt)
- 7 Small Things You Can Do to Improve Your To-Do List – NPR Life Kit (2022)
- 10 Habits of Exceptionally Productive People – Medium (2023)
- Planning Fallacy Revisited – Psychological Science (2003)
- Why 52-17 Might Be the Perfect Productivity Ratio – DeskTime Study (2014)
- Sleep and Productivity Report – RAND Corporation (2024)
- Meta-Analysis on Written Planning and Task Completion – Journal of Applied Psychology (2018)
